Online samenwerken vaak nog verre van ideaal

Tegelijkertijd is het zo dat het merendeel van deze mensen dit als minder effectief en prettig ervaart dan samenwerken met collega’s die zich in dezelfde ruimte bevinden. Dit fenomeen wordt ook wel aangeduid met de term ‘presence disparity’. Dat concludeert kantoorinrichter Steelcase op basis van onderzoek dat ze liet uitvoeren door dat Harris Interactive.

Klachten van mensen die regelmatig op afstand met anderen samenwerken, zijn onder meer:

• Het is moeilijk om te volgen wat anderen zeggen, omdat ze snel na en door elkaar praten (43%)
• Er worden fysieke documenten of presentaties gebruikt die ik niet kan zien (34%);
• Collega’s plannen calls en meetings in op momenten die mij niet uitkomen (34%);
• Telefoon- of videoverbinding valt weg (31%);
• Ik word niet betrokken in een call doordat collega’s me niet kunnen zien (21%);
• Niemand reageert op mijn inbreng (14%);
• De hoek van de video/webcam flatteert niet (11%).

6 tips:

Op basis van deze bevindingen stelden onderzoekers en ontwerpers van Steelcase zes ontwerpprincipes op, waarmee organisaties de ondersteuning van gedistribueerd werkende teams kunnen verbeteren:

1. Zorg dat de camera en microfoon op de juiste plek staan. Alle deelnemers moeten duidelijk in beeld kunnen komen en verstaanbaar zijn. Het gebruik van meerdere schermen wordt aanbevolen, zodat de teamleden en de documenten en presentaties die ze gebruiken tegelijkertijd zichtbaar zijn en iemand zich door de ruimte kan bewegen zonder uit beeld te geraken.
2. Creëer zones die mensen in staat stellen gemakkelijk te schakelen tussen groepswerk en individuele taken. Mensen die regelmatig samenwerken, schakelen gemakkelijk en veelvuldig tussen beide werkvormen. Door ruimtes voor videoconferentie te realiseren in de nabijheid van de overige werkplekken, kunnen mensen op een laagdrempelige manier op afstand samenwerken met anderen.
3. Ontwerp een videoconferentieruimte die beweging stimuleert en verschillende houdingen ondersteunt, zodat mensen energiek en betrokken blijven. Met hoge tafels kan iemand gemakkelijk bij de meeting aansluiten en ook weer gemakkelijker weglopen als bijvoorbeeld het voor hem relevante gedeelte is afgelopen. Een lounge-achtige inrichting met integratie van technologie is een andere effectieve manier om beweging in een informele setting te creëren.
4. Houd bij de inrichting rekening met beide kanten van de videoconferentie-ervaring. Zorg voor soortgelijke ruimtes op alle locaties, met dezelfde tools en technologische ondersteuning. Bij teamwerk waarbij de leden zich in één ruimte bevinden, beschikt iedereen immers ook over dezelfde hulpmiddelen. Zorg voor voldoende presentatiemogelijkheden, zowel analoog als digitaal, zodat het gemakkelijker wordt voor de teamleden om een gemeenschappelijk referentiekader te bewerkstelligen.
5. Bedenk hoe de ruimte kan helpen bij het creëren van vertrouwen. Zo werkt een continue open, real-time videoverbinding als een open raam tussen twee locaties. Dit draagt bij aan de uitwisseling van smalltalk en het gebruikelijke sociale verkeer tussen mensen.
6. Ontwerp ruimtes voor verschillende teamgroottes en verschillende soorten video-uitwisseling. Eén-op-een interactie en werken in kleine teams zijn net zo belangrijk als vergaderingen met het complete team. Als er keuze is – kleine videoconferentie-kiosken naast of afgezonderde hoekjes in een grote videoconferentie-ruimte, en mobiele videoconferentie-technologie – zorgt dit dat de technologie ook daadwerkelijk wordt gebruikt en dat de vierkante meters kantoorruimte effectief worden benut.