Office-applicaties op kantoor vaak nauwelijks gebruikt

70 procent gebruikt Office niet of nauwelijks

SoftWatch heeft bij 51 bedrijven met in totaal 148.500 medewerkers metingen verricht van het het gebruik van de gebruikelijke kantoorapplicaties. Daaruit concludeert het dat van alle medewerkers slechts 30 procent één of meer van de Office-applicaties intensief gebruikt, dat wil zeggen voor meer dan alleen lezen en aanbrengen van correcties of aantekeningen.

De gemiddelde gebruiker spendeert ruim twee derde van de tijd dat hij of zij Office-applicaties gebruikt aan de mail. Excel wordt slechts 17 procent van de tijd gebruikt, ofwel gemiddeld 8 minuten. Word wordt gemiddeld 5 minuten per dag gebruikt en PowerPoint 2 minuten.

Daarbij maakt men in veel gevallen nagenoeg geen gebruik van de rijke functionaliteit van de programmatuur. 29 procent van de onderzochte populatie gebruikt Word en Excel niet, of alleen maar om documenten te bekijken. Bij PowerPoint is dat 70 procent. Echt intensieve gebruikers zie je daarentegen zelden. 19 procent gebruikt Excel intensief, bij Word is dat 9 procent, en bij PowerPoint, met wat goede wil, als je de lat niet te hoog legt, 2 procent.

Advies: zoek alternatief voor de lichte gebruikers

Volgens SoftWatch kunnen organisaties dus veel besparen door de Office-applicaties alleen aan te schaffen voor de medewerkers die daar intensief gebruik van maken en de rest op goedkopere alternatieven over te zetten, zoals Google Apps.

Daarbij past wel de aantekening dat SoftWatch kennelijk connecties heeft met partijen die Google Apps (helpen) installeren. Maar dat diskwalificeert hooguit zijn advies, niet zijn metingen. Het kan voor afnemers van Office zeker geen kwaad om zelf eens te inventariseren, in welke mate van die applicaties gebruik wordt gemaakt en of dat gebruik de kosten rechtvaardigt.