Bedrijfslicentie nodig voor Office op Windows RT

Consumenten mogen de Office RT-suite zonder meer gebruiken. In een bedrijfsomgeving is dat niet het geval. De licentie is namelijk niet geldig voor “commercieel gebruik, voor gebruik door nonprofitorganisaties of voor activiteiten die omzet genereren”, staat in de gebruikersvoorwaarden. Dat blijkt uit de kleine lettertjes in een FAQ naar aanleiding van de introductie van de Office RT Preview. De restrictie geldt zelfs als de tablet eigendom is van de werknemer.

Restricties bestonden al langer

Op zichzelf is dat niets nieuws. Ook de bestaande consumentenversies van Microsoft Office voor pc’s zoals Microsoft Office Home & Student 2010, mogen niet in een bedrijfsomgeving worden gebruikt. De prijzen van de consumentenversies zijn aanzienlijk lager dan die voor zakelijk gebruik. Dezelfde restrictie geldt ook alle OEM-versies van Office die door de pc-fabrikant op een pc of laptop zijn geïnstalleerd.

Bedrijven kunnen alsnog het gebruiksrecht voor de tabletsuite verkrijgen door een licentie op de standaardeditie of Professional Plus-editie van Microsoft Office 2013 te nemen. Grote organisaties zijn juridisch gedekt als ze een volumecontract (Software Assurance) voor Office met Microsoft hebben afgesloten.

Het is ook mogelijk één van de zakelijke abonnementen te nemen die Microsoft zal aanbieden voor Office 365. Werknemers mogen daarmee voor een vast bedrag per maand Office 2013 gebruiken op maximaal 5 toestellen.

Thuisgebruik voor het werk is schemergebied

Er zijn overigens scenario’s te bedenken waarin niet helemaal duidelijk is wat wel en niet mag, en die in elk geval moeilijk te controleren zijn. Werknemers kunnen hun zelf gekochte Surface RT-tablet bijvoorbeeld thuis gebruiken om werk-gerelateerde documenten te maken of te bewerken. Maar strikt genomen is ook dat commercieel gebruik.

Microsoft heeft in zijn licentiecontracten zoals Software Assurance en Office 365 een nieuwe formulering opgenomen waarin staat dat het bedrijven met zo’n contract is toegestaan ‘devices’ zoals met Office 2013 RT ook op de werkplek te gebruiken. Onder een ‘device’ kan zowel een desktop-pc, laptop, tablet als smartphone worden verstaan.

Vooral kleine bedrijfjes kunnen zich rijk hebben gerekend

De voorwaarden van Microsoft kunnen vooral kleine bedrijven parten spelen. Zij komen bedrogen uit als ze hadden gehoopt door de aanschaf van Windows RT op een goedkope manier Office op de werkvloer te halen. Hier en daar is in de eerste berichten over de nieuwe tablets die indruk gewekt. Grote ondernemingen die vertrouwd zijn met het doolhof aan licentievoorwaarden van Microsoft, zullen waarschijnlijk niet zo gauw op het verkeerde been zijn gezet.