Archieven scoren hoog met crowdsourcing

“We zijn begonnen met de zogeheten Militieregisters, de vuistdikke grote boeken vol lijsten met namen van jonge mannen die in het leger moesten dienen. Die dikke boeken zijn beschikbaar vanaf 1814 tot en met 1914. Het is een bron die vooral van belang is voor stamboomonderzoekers, die daarin hun voorvaders kunnen terugvinden”, zegt Fleurbaay.

Gedurende het project is er door haar collega's wel eens getwijfeld aan de kwaliteit van vrijwilligerswerk door publiek, maar dat is volstrekt ten onrechte. Fleurbaay: "De mensen die aan dit project meedoen zijn vaak zelf ook onderzoekers en zij weten uit eigen ervaring hoe belangrijk het invoeren van juiste gegevens is. Zij doen er alles aan om er een succes van te maken. Dat blijkt nu wel"

Publiek/private samenwerking

Het project is een samenwerking tussen overheid (de archieven) en het bedrijfsleven. Op de tender hebben 7 bedrijven ingeschreven en uiteindelijk is de firma Pictura uit Heiloo als winnaar uit de bus gekomen. “Bij het Request for Proposal hebben we duidelijk gemaakt dat we op zoek waren naar een bedrijf dat de juiste techniek in huis had en dat ook in staat was het project verder uit te bouwen. Ook moesten ze binnen het budget van 150.000 euro goed kunnen opereren”, zegt Fleurbaay.

Pictura heeft een website ontwikkeld waar zowel de invoerders als de controleurs hun werk snel kunnen doen. De benodigde code is geschreven door Petra Dreiskamper van Pictura. Tijdens het maken van de transcriptie wordt steeds het juiste gedeelte van een scan op het scherm gezet. Dit gebeurt op basis van een zogeheten rasterprocedure. “De scan wordt dan verdeeld in gelijkvormige blokken, voor iedere dienstplichtige één. Omdat de militieregisters een zeer regelmatige structuur hebben, hoef je zo’n raster maar één keer te maken, waarna je het kunt gebruiken voor een groot aantal registerbladen. Toch werden we verrast door de diversiteit van de registers. Er blijken heel wat varianten in gebruik te zijn geweest en voor elk daarvan moest een nieuw raster worden gemaakt”, aldus Fleurbaay.

Op 1 januari aanstaande gaat Pictura met de ontwikkelde website de vrije markt op. Het Regionaal Archief Leiden (RAL) heeft al een plek gereserveerd en ook het Stadsarchief komt met een tweede project. In het eerste geval gaat het om het maken van transcripties van kerkboeken, Stadsarchief Amsterdam gaat het bevolkingsregister 1874-1893 aan de crowd voorleggen.