Rond de introductie van Office 2010 zijn Google en Microsoft elkaar in de haren gevlogen over de merites van hun kantoorautomatiseringssuites. Zeker voor Microsoft staat daarbij het nodige op het spel.

De openbare discussie begon met een blog waarin Google de mogelijkheden van Google Docs bezingt in vergelijking met Office 2010. Strekking van de blogbijdrage van Google Enterprise Product Management Director Matthew Glotzbach: het is veel goedkoper om over te stappen op Google Docs, al of niet in combinatie met oudere versies van Office, dan op te waarderen naar Office 2010.

De licentiekosten van 499 dollar worden dan vervangen door een jaarlijkse bijdrage van 50 dollar, stelt Glotzbach. Bovendien hoeft men niet te investeren in de installatie van SharePoint – dat nodig is voor de samenwerkingsfunctionaliteit, de daarbij benodigde Windows Server- en SQL Server-software, en de hardware waarop een en ander draait. Met DocVerse zal Google Docs binnenkort dezelfde of nog betere mogelijkheden voor tegelijkertijd werken aan documenten bieden als Office 2010, ook vanuit oudere versies van de Office-suite. Bovendien krijgt men bij Google Docs de server- en rekencentrumreplicatie er gratis bij. Bij Microsoft moet men extra investeren in deze mechanismen om bestanden veilig te stellen bij calamiteiten. Glotzbachs uitsmijter: probeer het, u heeft niets te verliezen behalve een paar servers.

Dat liet Microsoft niet onweersproken. Bij monde van Alex Payne, directeur van Microsofts online product managementteam, liet Microsoft weten dat Googles claim dat zijn Docs Office beter maakt, onzin is. Voornaamste argument is, dat Google Docs bij het openen van Office-bestanden niet alle bestandskenmerken meeconverteert. Dat betekent dat de niet geconverteerde bestandsinformatie verloren gaat wanneer men dat bestand opslaat met Google Docs, ook wanneer men het weer als Office-document opslaat. Daardoor kunnen afbeeldingen, grafieken, watermerken en dergelijke verloren gaan of onherstelbaar vervormd raken, stelt Payne.

Bij de ontwikkeling van de webversies van Office heeft Microsoft er zorg voor gedragen dat dergelijke ongelukken niet kunnen gebeuren, stelt Payne. Zelfs bestandskenmerken die in de online-varianten van Word, Excel en PowerPoint onzichtbaar zijn, worden wel degelijk bewaard. Bovendien is Googles suggestie dat de webvariant van Office alleen beschikbaar is voor wie een licentie heeft op het volledige pakket, onjuist, aldus Payne, waardoor de gemaakte vergelijking scheef loopt.

Google sloeg tegenover het Amerikaanse ComputerWorld terug met de opmerking: "Het zegt veel over Microsofts houding ten aanzien van afgedwongen merkentrouw (‘customer lock-in’)  dat het de bestandsformaten waar het eigenaar van is, en die alleen door Microsoft-software volledig waarheidsgetrouw weergegeven kunnen worden, als reden opgeeft om andere producten te mijden.” Dat Payne wel een punt heeft, gaf Google impliciet toe met de toevoeging “We hebben de nodige vooruitgang geboekt in onze nieuwe versies bij het verbeteren van de beleving bij het importeren van Office-documenten, en er staat nog meer op stapel.”

“Centraal in deze kwestie staat dat Google ervoor heeft gekozen functionaliteit te implementeren, maar  niet bestandsformaten”, gaf Payne als reactie op uitnodiging van de ComputerWorld-redactie. “Microsoft ondersteunt meerdere ISO-standaarden voor bestandsformaten, en die zijn volledig gedocumenteerd en openbaar. Google kiest er eenvoudigweg voor om bepaalde onderdelen daarvan niet te implementeren, wat resulteert in ondermaatse getrouwheid in de weergave van documenten. Dat onderstreept dat Google de behoeften van het bedrijfsleven niet kent, en de claim dat Google Docs Office beter maakt, niet kan waarmaken.”

Dat laat onverlet dat Microsoft de kosten- en batenafweging van Glotzbach voor implementatie van Google Docs naast een bestaande Office-implementatie tegenover een migratie naar Office 2010 niet bestrijdt. Als organisaties tot de conclusie komen dat dat een begaanbare weg is – wellicht ook voor dat deel van hun personeel dat niet met ingewikkeld opgemaakte documenten werkt – zou dat Microsoft behoorlijk wat omzet kunnen kosten.

Anderzijds lijken veel bedrijven al wel van zins te migreren naar Office 2010. In een onderzoek van Forrester gaf een derde van de bedrijven aan, die overgang binnen het jaar te willen maken. Office 2007 had binnen de onderzoeksgroep een penetratiegraad van 81 procent, en SharePoint-server - dat een cruciale rol speelt bij de samenwerkingsfunctionaliteit - van 78 procent. Google Apps kwam niet verder dan 4 procent.