Keurmerk scheidt kaf en koren rond e-factuur

• Helderheid over identiteit van verzender en ontvanger
• Gelijkheid tussen papieren- en e-facturen
• Vrijwillige overstap op e-factureren
• Vertrouwelijkheid en gegevensbeveiliging
• Permanente toegang tot factuurinformatie
• Regeling voor klachten en geschillen
• Ondersteuning bij controle
• Hulp bij internationale facturen

Eisen mogen nog iets concreter
De toets door de Raad voor Accreditatie - een onderdeel van het Ministerie ELI - draait om de vraag in hoeverre Stichting Waarborg E-factureren als eigenaar van van het keurmerk de uitgangspunten waarmaakt en in die zin betrouwbaar is. Keurmerk E-factureren is daarbij met een score van 9,6 uit de bus gekomen. Wat het Keurmerk E-factureren nog mist, zijn enkele procedurele details en het naar het oordeel van de Raad nog wat algemene karakter van het 'normatieve document', waarin is vastgelegd aan welke specifieke eisen keurmerkvoerders moeten voldoen.

Voorzitter Friso de Jong van Stichting Waarborg E-factureren is vooralsnog zeer ingenomen met de hoge waardering van 9,6. Hij legt uit dat het een bewuste keuze was de lat voor het verkrijgen van het keurmerk in het begin niet al te hoog te leggen: "We wilden niet in de situatie verzeild raken dat er uiteindelijk maar twee of drie bedrijven het keurmerk voeren ." Daarnaast kan het normatieve document nog niet veel concreter zijn om dat de wetgeving rond e-factureren dat ook niet is.

Keurmerk geldt ook voor eindgebruikers
Hoewel de aanhang van het keurmerk zich tot dusverre in hoofdzaak beperkt tot dienstverleners, is het volgens De Jong nadrukkelijk de bedoeling dat ook eindgebruikers (dat wil zeggen verzenders en ontvangers van facturen) er gebruik van gaan maken: "Een verzender van e-facturen kan juist in deze fase baat hebben bij een keurmerk, dat hen helpt om de adoptie voor ontvanger te versnellen".

De Jong weet uit ervaring dat bij een goede aanpak van de invoering van e-facturering een adoptiegraad onder particuliere ontvanger van 90 procent na 12 maanden haalbaar is. In de zakelijke markt wordt eenzelfde adoptiegraad vaak pas na 3 jaar bereikt. De belangrijkste oorzaak van de moeizamere acceptatie in de b2b-markt, is volgens De Jong vooral een gevolg van problemen rond de vereiste informatiekoppeling tussen de e-facturingsystemen en boekhoudpakketten.

Voordeel ligt vooral bij ontvangers
Onderzoek van Factuurwijzer wijst uit dat binnen nu en 3 jaar zeker 75 procent van de middelgrote en grote organisaties te maken krijgt met elektronische facturen. Ruim een derde (39 procent) van de organisaties is nu al bezig met het verzenden en/of verwerken van elektronische facturen. Een iets kleinere groep (34 procent) heeft elektronische facturen voor 2012 op de agenda staan. De druk achter de opmars van e-facturering komt in de b2b-praktijk vooral van de ontvangers van facturen en niet zo zeer van de verzenders. De verklaring daarvoor is tweeërlei:

• De leverancier bevindt zich niet in de positie om de klant op te leggen hoe de facturering zal verlopen. Niet alleen omdat de klant nu eenmaal 'koning' is, maar ook omdat de wetgeving bepaalt dat de klant akkoord moet gaan.
• De besparing die met e-facturering wordt behaald, vindt voor ruwweg 80 procent plaats bij de ontvangers van facturen.

SaaS brengt e-factureren binnen bereik mkb
Waar het voorheen vooral de grote afnemers ('ketenkoningen') waren die op efakturering overstapeten, brengen SaaS-diensten als Moneybird, Moneymedic en Simbill e-facturering de laatste jaren in toenemende mate ook binnen het bereik van kleinere factuurverzenders. Bij deze ontwikkeling maakt De Jong overigens nog wel de aantekening dat het hier merendeels gaat om 'postbodevervanging', dit in onderscheid met 'procesverbetering'.

In het kader van de jaarlijkse 'Betaalmonitor' vroeg Stichting Waarborg E-factureren bedrijven wat het nog van e-facturering weerhoudt: De veronderstelling dat klanten en/of leveranciers er nog niet aan toe zijn, kwam daarbij naar voren als meest genoemde belemmering. Daarnaast bleken interne factoren een vertragende rol te spelen: het aanpassen van interne processen zou te veel gedoe zijn. Gebrek aan kennis van het onderwerp kwam als belemmering op de derde plaats.