Statenleden Friesland vergaderen papierloos

De inwijding van de tabletcomputer vond plaats tijdens de eerste commissievergadering na de Statenverkiezingen van 2 maart. In de nu begonnen Statenperiode ontvangen de leden de vergaderstukken niet meer op papier. Ze kunnen alle documenten voortaan raadplegen op de tablet en ook notities en aantekeningen maken met behulp van het apparaat.

Redactie AG ConnectMeer van deze auteur

Maatschappij — Shutterstock

Shutterstock

Ook derde partijen zoals abonnees en de pers ontvangen de provinciale documenten voortaan niet meer in gedrukte vorm. Alle stukken zijn vanaf 2 weken voor een vergadering op de website van Provinciale Staten toegankelijk.

Volgende stap is nieuw Staten Informatie Systeem
Waarnemend griffier Geeske Kraak zegt al diverse enthousiaste reacties van de Statenleden te hebben gekregen. Het is de bedoeling om het papierloos vergaderen in de toekomst uit te bouwen tot een nieuw Staten informatie Systeem.

Pieter Hoenderken, projectleider van de provinciale afdeling Informatie en Automatisering, constateert dat SharePoint-achtige omgevingen sterk in opkomst zijn. Hij vindt het ‘dapper’ dat Provinciale Staten ineens overstappen op papierloos vergaderen. Volgens Hoenderken levert het project een flinke besparing op, zowel in papier- als logistieke kosten.

Geen iPad maar Dell Latitude XT2
Friesland heeft niet gekozen voor de overbekende iPad van Apple maar voor de Latitude XT2, een 'converteerbare' tablet van Dell met zowel een draaibaar multitouch-aanraakscherm van 12,1 inch als een fysiek toetsenbord. Volgens Hoenderken was met de aanschaf van de tablets circa 100.000 euro gemoeid. De totale projectkosten bedragen ongeveer 200.000 euro.

Naast de bekende Microsoft Office 2007-applicaties maakt de provincie gebruik van OneNote. Deze applicatie is gekoppeld aan het document management systeem SharePoint/DMS 360 en 360Public, geleverd door IT-dienstverlener Wortell. De Statenleden kunnen de apparatuur desgewenst ook voor andere doeleinden gebruiken. De tablets worden centraal beheerd, aldus projectleider Hoenderken.