De wens voor een centrale IT-omgeving ontstond enige jaren geleden, maar doordat iedere locatie een eigen IT-beheerder had, kostte het enige tijd om iedereen te overtuigen van het nut en de noodzaak. Er werd een adviesrapport geschreven en naar aanleiding daarvan werd een Europese aanbesteding uitgeschreven. In die dialooggerichte aanbesteding koos het Twents Carmel College zelf welke partijen mee mochten doen. Een nadrukkelijke wens van de scholengemeenschap was dat de ICT-afdeling zelf nauw bij de implementatie en het nieuwe systeem betrokken zouden worden. Maikel Scholten, teamleader van de ICT Dienst op het Twents Carmel College: “Wij hadden vooral verstand van ons oude systeem, Novell Netware en GroupWise. We wilden graag kennis en ervaring opdoen met de Microsoft-systemen die we in huis zouden halen.” Uiteindelijk werd uit vijf aanbieders Switch gekozen als partner, omdat zij met hun oplossing het meest aansloten bij de wensen van de scholengemeenschap en het op persoonlijk vlak goed klikte tussen de twee organisaties.

Redundant

“We hebben gekozen voor een geheel redundante omgeving waarbij de hoofdlocatie in het datacenter van Equinix in Enschede staat. Dat is het oude gebouw van de Nederlandse Bank. Ons datacentrum staat letterlijk in de oude kluis.” Dat datacentrum doet dienst als hoofdlocatie voor het Carmel Shared Servicecenter van de stichting Carmel College, dat twaalf vestigingen in Nederland heeft. Op een van de zes locaties van het Twents Carmel College is een uitwijklocatie ingericht. Dat is ook de omgeving waar specifieke applicaties voor de scholengemeenschap draaien en waar bijvoorbeeld aparte servers voor examens worden ingericht. Eenzelfde uitwijkomgeving wordt binnenkort ook voor het Carmel College in Gouda gebouwd, waarbij zij gebruik gaan maken van dezelfde hoofdlocaties als hun collega’s in Oldenzaal, Losser en Denekamp.

Waar voorheen gebruik werd gemaakt van Novell Netware en GroupWise, is nu een compleet nieuwe omgeving ingericht met NetApp-storage en servers. Op de serveromgeving komt een VMware-platform te draaien waarop Windows-servers worden ingericht. Daar bovenop komt de virtueleapplicatieomgeving. Voor de zomervakantie werd de mailomgeving al gemigreerd van Novell GroupWise naar Microsoft Exchange. “We liepen daar tegen het feit aan dat sommige mensen de archieffunctie van GroupWise gebruikten en dat gearchiveerde mail niet gemigreerd kon worden. We hebben die mensen vervolgens gevraagd hun mail terug te halen naar de actieve omgeving, zodat we de boel toch konden overzetten.” De nieuwe omgeving riep behoorlijk wat vragen op bij de gebruikers. Dat ondervingen Scholten en zijn team door het verspreiden van handleidingen en het geven van cursussen. “Wij kennen ICT-coaches. Dat zijn docenten die andere collega’s ondersteunen bij het gebruik van de computer. Zij hebben ook een informatiemiddag georganiseerd waar ze een instructie over het gebruik van Outlook gaven.”

Automatisch aangemaakt

Door het gebruik van een Educonnector is een koppeling bewerkstelligd tussen het (leerling)administratiepakket SOM en Microsoft Active Directory. Dat betekent dat zowel alle leerlingen als alle personeelsleden automatisch worden aangemaakt als gebruiker. “Dat scheelt enorm in de beheerlast”, zegt Scholten. Voorafgaand aan de migratie is in kaart gebracht welke applicaties werden gebruikt. Dat bleken er nogal wat op de zes verschillende locaties. En niet alle applicaties waren even up-to-date. “Er kwam zelfs iemand aan met een diskette waarop het programma stond dat hij altijd gebruikte.” Samen met de gebruikers is vervolgens gekeken welke programma’s wel of niet gevirtualiseerd konden worden. Als dat niet mogelijk was, werd samen gezocht naar een alternatief. “In veel gevallen bleek het alternatief eigenlijk beter dan wat men gebruikte.”

Doordat de migratie plaatsvond terwijl de school gewoon open was, waren de voorbereidingen en de communicatie essentieel. “We verbouwen met open winkel, dat betekent dat we niet zo veel tijd hebben. Ook is het belangrijk dat iedereen weet wat we aan het doen zijn en welke voordelen dat voor hen oplevert”, zegt Scholten. “Ook is het heel belangrijk om de nadelen te bespreken. Vaak verdwijnen veel obstakels door ze gewoon bespreekbaar te maken.” Een spannend moment was nog even de oplevering van de glasvezelring. “Voorheen hadden we een sternet, maar omdat we een redundante verbinding wilden, kozen we voor een ring. Door miscommunicatie met de leverancier kwam de oplevertermijn van de darkfiberverbinding in het gedrang. Uiteindelijk hebben we hier en daar wat druk kunnen zetten en is het toch goed gekomen.”

Grote investering

De investering van het Twents Carmel College liegt er niet om. Over de afgelopen jaren is om en nabij 350.000 euro geïnvesteerd in de nieuwe glasvezelverbinding, het aanschaffen van nieuwe hardware en diverse nieuwe licenties. Toch verwacht de scholengemeenschap die investering over de komende jaren dubbel en dwars terug te verdienen. Scholten: “Door de centrale inrichting is het mogelijk dat IT-medewerkers zich specialiseren. Daardoor hebben we minder mensen van buiten nodig. De IT-omgevingen die voorheen op vijf plekken stonden, staan nu op twee plaatsen. Dat scheelt in vloeroppervlakte, koeling en stroomverbruik. Ook kunnen we de hardware nu beter verdelen. Zo hebben we nu een snelle en een trage opslag, waar we voorheen eigenlijk alleen een snelle opslag hadden. Het beheer wordt eenvoudiger doordat alles centraal staat, en gekoppeld is met behulp van de Educonnector.” Scholten is blij met het verloop van het project. “In een vroeg stadium hebben we ook gesproken over uitbesteding, maar we kwamen tot de conclusie dat als we onze huidige kwaliteit van dienstverlening wilden waarborgen, we de IT toch in eigen huis moesten houden. In samenwerking met onze partner is dat op een heel goede manier gelukt.”

Tips Maikel Scholten

1. "Wees transparant naar de organisatie en betrek mensen uit iedere laag bij het project. Dar creëer begrip en draagvlak."
2. "Zoek een betrouwbare partner waar je een goede relatie mee hebt en het gevoel dat je elkaar blindelings kunt vertrouwen. Natuurlijk blijven we scherp en houden we graag zelf de touwtjes in handen, maar het is echt een verschil of er een goede partner achter je staat."
3. "Begin op tijd en neem er ook de tijd voor. Dit project is niet iets dat in een half jaar afgerond kan worden.Uiteindelijk zijn we er zo'n twee jaar mee bezig geweest. Veel mensen moesten wennen aan de verandering, vooral dat kost tijd. Gun die mensen die tijd, anders gaat dat ten koste van je draagvlak."