Binnen Pameijer werd gewerkt met een divers landschap aan applicaties die allemaal op hun eigen manier benaderd en bejegend moesten worden. Peter Klein, projectmanager: “Om alle benodigde functionaliteit voor hun werk te krijgen, moesten medewerkers veel verschillende applicaties gebruiken. Dat kostte veel tijd en leidde tot frustratie.” Er werd gekozen voor een medewerkersportaal om applicaties en informatie organisatiebreed te kunnen delen. “Het begon eigenlijk met een droom, we hebben medewerkers gevraagd wat anders, mooier of beter kon. Daaruit kwam vooral de wens om het werkproces als uitgangspunt te nemen en applicatie-overstijgend informatie te kunnen gebruiken.”

Klein nam het project begin dit jaar over van een collega, dus is niet betrokken geweest bij het besluit om voor Sharepoint te kiezen. “Vrij vroeg in alle processtukken wordt over Sharepoint gekozen. Er is nog even gekeken of we intern een website konden ontwikkelen, maar gezien de laagdrempeligheid van SharePoint en het kostenaspect is toch daarvoor gekozen. De portaalgedachte is toch eigenlijk een Sharepoint-gedachte. Dat kom ook door hoe Microsoft dat product in de markt zet. Veel organisaties worden op ideeën gebracht door presentaties over Sharepoint.” 

Behoefte aan betere interactie gebruikers

Een medewerkersportaal moest betere toegankelijkheid van applicaties en informatie bieden en meer interactie, zowel tussen gebruikers en instelling als gebruikers onderling. Een groot deel van de medewerkers van Pameijer werkt buiten de muren van de organisatie, dus belangrijk was dat inloggen vanaf iedere locatie mogelijk is. Gebruikers werd in het beginstadium gevraagd naar hun wensen, waarna het systeem werd ontwikkeld en geïntroduceerd. Klein: “Zorgmensen hebben over het algemeen niet zoveel affiniteit met ICT. De ontwikkeling van dit portaal vergde van hen ook een aanpassing. Dat is voor ons wel een belangrijk leerpunt geweest; betrek de gebruikers nog meer tijdens het hele traject.” Een andere kwestie waar de projectmanager tegenaan liep was dat veel kernapplicaties die Pameijer gebruikt niet voor het web waren ontwikkeld. “Wij konden wel bedenken wat we allemaal wilden, maar sommige leveranciers vertelden ons dat het niet mogelijk was, omdat hun applicatie niet zomaar geschikt was voor het web of via een browser niet aan alle wet- en regelgeving zou voldoen.”

Hoewel het project bijna anderhalf jaar duurde, werd de feitelijke uitrol van het medewerkersportaal in zes weken voltrokken. “Er moesten duizend werkplekken worden uitgerold over tachtig locaties, dat moest gewoon snel gebeuren. We hebben bewust gekozen voor de ‘big bang’-aanpak.” Het project liep een halfjaar vertraging op doordat er onvoldoende technische impact analyses waren gemaakt. “We wilden locatie-informatie met Google Maps ontsluiten, maar we kwamen erachter dat dit een enorme aanslag op de servercapaciteit betekende en zagen ons genoodzaakt om eerst die capaciteit uit te breiden.” Veel tijd is gaan zitten in de ontwikkeling van speciale scripts voor specifieke wensen. Achteraf denkt Klein dat veel van deze wensen ook standaard in Sharepoint aanwezig waren geweest. 

Systeem moet intuïtief zijn

De medewerkers van Pameijer hoefden niet getraind te worden. “Een van de elementen van onze droom was dat het systeem intuïtief zou zijn, een beetje de Apple-gedachte. Als mensen het zien, kunnen ze ermee werken.” Sinds mei van dit jaar is het medewerkersportaal volledig functioneel. Nu wordt er gekeken naar de verdere optimalisatie van werkprocessen. Klein: “Er is een aantal processen in de organisatie waarvoor veel documenten heen en weer werden gemaild. Die kunnen nu centraal via Sharepoint worden gedeeld.” Het doet hem deugd dat gebruikers steeds meer inzien dat het systeem hen efficiënter laat werken. “Ze komen nu zelf met suggesties voor aanpassingen, verbeteringen en mogelijkheden.” Al met al is Pameijer tevreden met het systeem. “We hebben een beter inzicht gekregen in het applicatielandschap, waar gegevens worden opgeslagen en hoe ze met elkaar samenhangen. We zijn meer vanuit het werkproces gaan denken dan vanuit de applicatiefunctionaliteit.” 

De implementatie van het medewerkersportaal kostte Pameijertussen de zestig- en zeventigduizend euro. Dat is inclusief ingehuurde externen, maar exclusief de licentie van SharePoint aangezien die al binnen Pameijer aanwezig was. De besparing is op deze korte termijn nog niet concreet in geld uit te drukken. Wel ziet Klein dat medewerkers efficiënter werken en dat er minder gebruik wordt gemaakt van het mailsysteem, wat weer schijfcapaciteit scheelt. “Voorheen maakten medewerkers veel gebruik van Outlook, iedereen legde eigen archiefjes aan. Dat vergde enorm veel van onze mailserver, wat weer invloed had op de synchronisatie met bijvoorbeeld mobiele werkplekken. Nu werkt dat allemaal veel vlotter en prettiger.”

Tips van Peter Klein

1. Weet wat je in huis haalt
   “Blijf dicht bij Sharepoint. Realiseer je wat het is en wat het kan. Vaak wordt Sharepoint gebruikt als intranet-oplossing, maar er zit zoveel meer in. Maak daar gebruik van.”
2. Betrek gebruikers
   “Betrek de gebruikers bij de keuze voor en implementatie van het product. Maak wat de gebruikers willen en niet wat er technisch mogelijk is.”
3. Overleg tijdig met leveranciers
   “Wil je informatie samenvoegen uit achterliggende kernsystemen, zorg dan in vroegtijdig stadium voor overleg met leveranciers van die applicaties. Niet alles is eenvoudig aan te leveren op webtechnologie.”