Er is een nieuwe truc om een forse korting te krijgen van Microsoft. Zinspeel op het verruilen van Exchange voor Zarafa en de monopolist verlaagt ogenblikkelijk de prijs. Dat ervaren eerder dit jaar de consultants van Capgemini: “Een grote klant, met vele miljoenen mailgebruikers, zag af van de overstap naar Zarafa, omdat Microsoft de prijs gelijktrok.”

Maar Zarafa is meer dan alleen de helft goedkoper. Volgens Capgemini-consultant Alex van Hout presteert Zarafa vele malen beter dan Exchange. Hij toont dat aan met twee simulaties, opgebouwd en uitgevoerd met IBM. Het eerste systeem, voor vierduizend gelijktijdige gebruikers, heeft een reactiesnelheid van 85 milliseconden. Van Hout: “Dat is verbluffend snel.” Het tweede systeem, voor zesduizend gebruikers, stelt opmerkelijk lichtere hardware-eisen: “Het Zarafa-systeem draait prima op één database, twaalf disks en vier CPU’s. Om dezelfde aantallen gebruikers aan te kunnen, vereist Exchange minimaal 24 databases, 96 disks en twaalf hexacore CPU’s. Zarafa is Exchange jaren vooruit.” Een Zarafa-overstapper is ten slotte minder afhankelijk van de dominante softwarefabrikant Microsoft.

Dat laatste geeft de doorslag voor de gemeente Ede. De leveranciersonafhankelijke strategie wordt met veel verve uitgedragen door hoofd I&A van de gemeente, Bart Lindeboom. Hij is op 30 juni de belangrijkste spreker op het Zarafa Zomerkamp in Kerkrade. Zijn pragmatische aanpak maakt Ede een van de aansprekendste referenties van het Delftse softwarebedrijf.

Aanleiding
De IT’ers in Ede kijken al enige tijd om naar een modern systeem voor e-mail en agenda. Bij de gemeente werken een duizendtal ambtenaren sinds 2005 met Exchange 2003, maar dat voldoet allang niet meer aan de eisen. Een van de grootste ergernissen is de schamele 20 MB schijfruimte per gebruiker. Ambtenaren werken om deze handicap heen door zo veel mogelijk e-mail direct opzij te zetten. Dat levert een volgende beperking op: deze berichten zijn onbereikbaar vanaf een andere computer. Op de burelen in Ede is dit de meest gehoorde klacht.

Exchange blijkt daarnaast lastig vanaf andere werkplekken te bereiken. Het aantal smartphones dat uitgereikt kan worden bijvoorbeeld, is beperkt. Het mailsysteem werkt slecht samen met webbrowser Safari of Firefox, tot irritatie van ambtenaren die thuis een Apple-computer gebruiken. Alleen met de Microsoft-browser is de mail makkelijk te verplaatsen, in alle andere browsers moet iedere mail apart worden aangeklikt.

Overstappen op een modernere versie van Exchange wil de gemeente voorkomen, vertelt Lindeboom: “Dan zit je opnieuw voor jaren vast aan die leverancier.” Eén onderzocht alternatief is een cloudaanpak. Ede bestudeert bijvoorbeeld het aanbod van Google. Overheden schrikken terug voor het uitbesteden van data en applicaties aan cloudleveranciers, zolang er onvoldoende waarborgen zijn voor de beveiliging van informatie en de privacy van burgers en bedrijven. “De cloud is voor ons verboden terrein”, vat Lindeboom het in Kerkrade samen.

Het volgende alternatief uit de top drie, Zarafa, staat de gemeente wel aan. Dat het op Linux draait is prettig, daar heeft de gemeente veel ervaring mee. Dat Zarafa beschikbaar is als open source vindt Lindeboom secundair. Uitdrukkelijk formuleert hij: “Ede selecteert applicaties nooit vanwege hun licentie. Zarafa past gewoon het beste bij de gemeente, afgewogen op functionaliteit, interoperabiliteit en het geheel van kosten.”

Aanpak
De Exchange-beheerder denkt daar heel anders over. De keuze voor Zarafa op Linux jaagt hem grote schrik aan, vertelt Lindeboom ’s ochtends in zijn toespraak: “Die beheerder heeft een serieus probleem, want hij weigert de omscholingscursus.” Het klinkt erger dan het is. Lindeboom nuanceert het tijdens de lunch. De automatiseerder heeft inmiddels een alternatieve functie in het IT-team van Ede, als beheerder van Microsofts VDI-scripts, waarmee de gemeente virtuele desktops aanbiedt.

Eveneens is er aanvankelijk lichte paniek bij de gebruikers. “Dat is volkomen begrijpelijk, bij een grote ingreep in het dagelijks gereedschap”, relativeert Lindeboom. Aarzeling slaat om in enthousiasme wanneer een honderdtal ambtenaren tijdens een lunchbijeenkomst op het gemeentehuis afgelopen maart horen over de ongelimiteerde opslagcapaciteit van het nieuwe systeem. Ze leren dat het snelle Zarafa hen overal toegang geeft tot al hun mail en afspraken. “Sommigen bestelden direct een iPhone, klaar om te koppelen met Zarafa.”

Voor de ‘superusers’ (vooral secretaresses) organiseert de IT-afdeling een speciale cursus en uiteraard inventariseren ze bij alle afdelingen van de gemeente de potentiële migratieproblemen. Ze stuiten op één probleem: een paar departementen beschikt over vernuftige mailfilterregels, en die blijken onmogelijk automatisch over te zetten. De IT’ers vragen iedereen de essentiële filters te inventariseren en waarschuwen dat deze na de overstap opnieuw ingesteld moeten worden. “In de meeste gevallen kan men dat zelf, maar uiteraard waren op alle afdelingen IT’ers aanwezig om te helpen.”

Na grondige tests stapt Ede begin juni pijnloos over op Zarafa, aldus Lindeboom. “We vergaten slechts één detail: de koppeling met het spamfilter, tussen het internet en Zarafa. Dat hebben we geweten. In de eerste minuut verwerkten we 28.000 spam-e-mails.”

Resultaat
In Ede zijn de ambtenaren blij dat ze eindelijk op allerlei computers toegang krijgen tot hun e-mail, en dat er een einde komt aan het voortdurende scheiden van belangrijke, nuttige en minder dringende berichten.

Belangrijk is dat deze grotere capaciteit Ede geen extra kosten oplevert. Lindeboom: “De hoeveelheid e-maildata blijft maar groeien. In plaats van investeren in grote en dure opslagsystemen voor Exchange, plaatsen wij het Zarafa-archief op langzamere en daarom goedkopere schijven. Zo kunnen we de groei van het e-mailverkeer aan.”

Een vergelijking op kosten vindt Lindeboom lastig. De overstap naar Zarafa is uitgevoerd met hetzelfde exploitatiebudget als zes jaar geleden uitgetrokken voor Exchange. “Dat budget is nooit geïndexeerd en dat maakt Zarafa feitelijk goedkoper. Zarafa levert echter veel meer functionaliteit, voor hetzelfde bedrag. Het is sneller, levert grotere mailboxen, is toegankelijk op alle computers en alle smartphones, heeft een slimmer archiefsysteem.”

Tips Bart Lindeboom

1. Kom maar kijken
   "Zafara doet het uitstekend. Overheden die dat willen bekijken, zijn altijd welkom."
2. Deel de kennis
   "Overheden horen hun kennis en ervaring te delen. Inventariseer welke samenwerking mogelijk is en vorm bondgenootschappen. Ga binnen dat netwerk op zoek naar meer kansen en leer van andere organisaties. Samenwerken is leuk."
3. Leveranciersonafhankelijke IT-strategie
   "Dat bij aanbestedingen open source betrokken moet worden is mooi. Maar kijk vooral naar het geheel van kosten en stuur daarmee aan op onafhankelijkheid van IT-leveranciers."
4. Maak een begin met open source
   "Voor grote gemeenten en overheidsorganisaties is het makkelijker om met opensourcesoftware te beginnen. Waarschijnlijk hebben sommige IT'ers er al ervaring mee, en zijn bijvoorbeeld de grote systemen van de Sociale Dienst en Burgerzaken al overgezet van Unix naar Linux. Het wordt tijd dat er kritische massa ontstaat voor dit type software."
5. Doe mee aan de gebruikersgroep
   "Er komt een gebruikersgroep speciaal voor overheden die werken met Zarafa. In die groep kunnen we samen nieuwe oplossingen ontwikkelen en delen. Dat kost een beetje tijd en geld, maar die investering verdien je meer dan terug."