Automatisering Gids

Wervershoof is een kleine gemeente met circa 8500 inwoners in Noord-Holland, halverwege Enkhuizen en Hoorn. De gemeente heeft zo’n zestig mensen in dienst. Daniël Vrolijk is als manager Informatisering en Automatisering (I&A) eindverantwoordelijk voor de IT-afdeling. Twee medewerkers zijn belast met het complete systeem-, netwerk- en applicatiebeheer inclusief de helpdesk. Een lokaal IT-bedrijf verleent ad-hocondersteuning, bijvoorbeeld bij ziekte of in vakanties.

De gemeente heeft lange tijd gewerkt met een Novell-omgeving, vertelt Vrolijk. “Die werd gebruikt voor alles dat het dagelijks werk mogelijk maakt, behalve voor specifieke applicaties voor afdelingen als Burgerzaken, Sociale Zaken en Financiën. Die applicaties zijn in ons geval voor een groot deel afkomstig van PinkRoccade en draaien op een apart systeem.” De Novell-omgeving voldeed niet meer. Ook de apparatuur was aan het eind van zijn latijn. Vandaar dat Wervershoof zich rond 2006, 2007 ging oriënteren op alternatieven.

“We zijn altijd groot voorstander geweest van open source en open standaarden. Daar waar mogelijk moeten we die zeker implementeren”, vindt Vrolijk. Maar in gesprekken met leveranciers die ervaring hadden met dit soort trajecten, ook bij andere gemeenten, hoorde hij steeds weer hetzelfde: ‘Zeker, open source is heel goed mogelijk, maar in de praktijk moesten we er altijd ook een Microsoft-omgeving naast zetten om alle gemeentelijke programmatuur werkend te krijgen.’

Een dilemma voor een gemeente als Wersvershoof met zijn kleine IT-afdeling en beperkte middelen. Vrolijk: “Je kunt een hybride omgeving kiezen omdat je het belangrijk vindt om open source te implementeren. Maar we zouden onszelf ook een hoop extra ellende op de hals halen door twee verschillende systemen naast elkaar in de lucht te houden.”

Vrolijk kan niet precies zeggen welke applicaties zich niet leenden voor open source. De problemen zouden zich volgens de geraadpleegde leveranciers vooral voordoen met bepaalde ‘legacy’-applicaties, onder meer voor bouw- en woningtoezicht. “Uiteindelijk hebben we toen gezegd: dat gaat ons te veel kosten aan beheer.”

Gezien de omvang van het project – circa 200.000 euro – was een Europese aanbesteding niet vereist. Wervershoof nodigde een aantal bedrijven uit offerte te doen. Daaruit kwam Wortell, een Gold Certified Partner van Microsoft uit Lijnden (Haarlemmermeer), als aantrekkelijkste uit de bus. Wortell volgt de Microsoft-filosofie van het ‘Nieuwe Werken’, wat onder meer inhoudt dat iedereen overal bij zijn gegevens moet kunnen komen. In de oude situatie was remote inloggen niet mogelijk, evenmin als webmail. Alles speelde zich binnen het gemeentehuis af.

Wat beheer betreft, trok Wortell al snel de conclusie dat de nieuwe systemen in Wervershoof heel zelfregulerend moesten zijn. Monitoren, updaten en patchen – dat vroeger handmatig gebeurde – moesten automatisch plaatsvinden. Luc Joziasse, commercieel directeur van Wortell: “Daardoor kunnen de systeembeheerders meer tijd investeren in de eindgebruiker, waar het uiteindelijk om draait.”

Op de achtergrond speelde mee dat Wervershoof binnenkort samengaat met de buurgemeenten Medemblik en Andijk. Die fusie moet begin 2011 een feit zijn. Een eerder fusieplan ging niet door, maar toen al werden stappen gezet om de automatisering in de drie gemeenten zoveel mogelijk op elkaar af te stemmen. Indertijd nog op basis van Novell, maar nu voelen ook Medemblik en Andijk er volgens Vrolijk meer voor om de Microsoft-lijn te gaan volgen. “Wij zijn op dat punt nu de pilotgemeente, dus wij mogen de kastanjes uit het vuur halen. Hopelijk kunnen de andere gemeenten de overstap daardoor straks iets soepeler maken.”

De uitrol van de nieuwe IT-omgeving in Wervershoof is onlangs voltooid. Wortell heeft bij het ontwerp gekozen voor – althans driekwart jaar geleden – gloednieuwe Microsoft-technologieën zoals Hyper-V voor virtualisatie. Dat Wersvershoof baat zou hebben bij virtualisatie was zonneklaar, vertelt Joziasse. Zeker met oudere toepassingen levert het minder problemen op. “Elke applicatie draait in zijn eigen virtuele schil en heeft geen invloed op het onderliggende besturingssysteem. Daardoor ontstaan geen DLL-conflicten, wat je bij dit soort migraties vaak ziet.”

De gemeente beschikt nu over een Microsoft-omgeving met Windows Server 2008, Exchange 2007, Exchange 2007 Web (webmail), Terminal Server for Applications en System Center Essentials voor monitoring, update- en patchmanagement. Virtualisatie van toepassingen binnen de terminalomgeving gebeurt op basis van AppV.

De gemeentelijke werkplekken zijn merendeels uitgerust met ‘thin clients’ van Dell, behalve in gevallen waar een krachtigere pc nodig is voor bepaalde applicaties. Op alle clients biedt Terminal Server toegang tot de applicaties, waaronder Microsoft Office en applicaties die specifiek voor bepaalde functies nodig zijn.

Niet alles liep van een leien dakje, erkent Vrolijk. “Waar we heel veel tegenaan zijn gelopen, is dat Windows Server 2008 een heel nieuwe omgeving is. Een aantal leveranciers ondersteunt dat nog niet. Of ze ondersteunen het wel, maar achteraf blijkt dan bijvoorbeeld dat wij nog werken met een databaseversie die specifiek voor Novell is en dat we eerst nog een upgrade moeten doen.”

Een ander probleem kwam uit onverwachte hoek. Wervershoof gebruikt een aantal gemeentelijke pakketten van PinkRoccade, onder meer voor de belasting en de WOZ, die op basis van SAP zijn gebouwd. Via een straalverbinding maakt buurgemeente Andijk gebruik van dezelfde SAP-server. Tijdens de migratie ontstond ineens een IP-conflict tussen de virtuele netwerken van beide gemeenten. Vrolijk: “Iedereen stond al stand-by om over te gaan en ineens ontstond dat conflict. Het heeft ertoe geleid dat we de migratiedatum met tweeënhalve maand moesten uitstellen.”

Wervershoof en Wortell zitten nu in de fase van de nazorg. Daarbij gaat het vooral om het terugdringen van de beheerslast, legt Joziasse uit. “Want je kunt heel mooie nieuwe technologieën invoeren, maar als je ze niet gebruikt, heb je er geen voordeel van.” Deels is dat een kwestie van opleiding en ervaring opdoen. Vrolijk: “Doordat Server 2008 zo nieuw was, bestonden er nog weinig opleidingen. Vooraf hebben we daarom met Wortell afgesproken dat onze mensen zoveel mogelijk een soort ‘training on the job’ zouden krijgen. Ook voor de mensen van Wortell was het trouwens een redelijk nieuwe omgeving en zijn ze zelf hard aan het leren geweest.”

Er draait overigens in Wervershoof nog steeds een klein stukje Novell-netwerk, onder meer voor de salarisadministratie en een deel van de WOZ-belasting. Vrolijk: “Er waren te veel afhankelijkheden, onder meer met een Oracle-database, om dat nu al te migreren. Maar ik ga ervan uit dat, ruim gesteld, in de loop van dit jaar ook dat deel op de Microsoft-omgeving kan worden overgezet.”

Zijn met de overstap op Microsoft de open-source-idealen in Wervershoof voorgoed begraven? IT-manager Vrolijk zegt van niet. “Ik ben alleen bang dat het op dit moment nog niet ver genoeg is uitgekristalliseerd. Het komt in ieder geval nog onvoldoende tot uiting in de systemen van leveranciers, waardoor wij er nog niet ten volle gebruik van kunnen maken.”