Automatisering Gids

Bestaande relaties
Het vraagt tijd en inzet om op een goede manier over te stappen op nieuwe voorwaarden. Leveranciers moeten allereerst nagaan welke lopende contracten zij hebben. Op deze contracten zijn de nieuwe voorwaarden namelijk niet zonder meer van toepassing te verklaren. Klanten moeten daar eerst mee instemmen.

De leverancier moet daarom de keuze maken of hij de ICT~Office Voorwaarden al dan niet buiten lopende contracten houdt. Vaak is dat wel het verstandigst. Ook bij het aangaan van een nieuw contract met een bestaande relatie dient de leverancier goed te overwegen welke voorwaarden hij van toepassing verklaart.

Soms is het verstandiger om een nieuw contract toch nog aan te gaan op basis van zijn huidige voorwaarden, omdat het nieuwe contract te veel gerelateerd is aan een nog lopend contract. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn als het nieuwe contract betrekking heeft op het ontwikkelen van nieuwe functionaliteiten in een eerder geleverd softwarepakket.

Gebruik
Als de leverancier zijn lopende contracten heeft geïnventariseerd, bepaalt hij de overstapdatum. Vanaf die datum gaat hij op elke nieuwe offerte en elk nieuw contract de ICT~Office Voorwaarden van toepassing verklaren. Om ervoor te zorgen dat de voorwaarden daadwerkelijk gelden, moet de leverancier hiernaar verwijzen in zijn offerte en/of contract. In het geval van de ICT~Office Voorwaarden hoort de leverancier daarbij ook de gebruikte modules te benoemen. Een te gebruiken voorbeeldverwijzing staat op
www.ictoffice.nl/voorwaarden. Daarnaast is de leverancier in vrijwel alle gevallen verplicht om voor of bij het sluiten van de overeenkomst de voorwaarden aan zijn klant ter hand te stellen. Dit betekent dat hij ze bij de offerte of overeenkomst daadwerkelijk mee moet sturen.

Inkoopvoorwaarden
Veel ICT-leveranciers worden nog weleens geconfronteerd met klanten die hun eigen inkoopvoorwaarden op tafel leggen. Meestal zijn deze voorwaarden niet gunstig voor de leverancier. Daarnaast maken relevante zaken voor ICT-leveranciers, zoals de rechten op software, vaak helemaal geen deel uit van dergelijke inkoopvoorwaarden. De leverancier kan hier per situatie verschillend mee omgaan. Hij kan met zijn klant onderhandelen over beide sets voorwaarden. In andere gevallen kan hij zijn prijzen aanpassen, omdat contracteren op basis van inkoopvoorwaarden nu eenmaal meer risico’s voor hem meebrengt. Ook kan hij zijn aanbieding inhoudelijk aanpassen, zodat zijn risico’s worden geminimaliseerd. In het ergste geval komt de leverancier tot de conclusie dat de risico’s te groot zijn en biedt hij in het geheel niets aan.

Bij de tijd
De afgelopen weken stond in dit blad een serie artikelen over de nieuwe ICT~Office Voorwaarden, de opvolger van onder meer de FENIT-voorwaarden. De ICT~Office Voorwaarden zijn geschikt voor veel verschillende producten en diensten op het gebied van ICT, houden rekening met recente ontwikkelingen op technologisch vlak en beantwoorden aan de laatste stand van zaken in wetgeving en rechtspraak. Met de ICT~Office Voorwaarden zijn ICT-leveranciers weer helemaal bij de tijd.

meer info www.ictoffice.nl/voorwaarden
Mr Annechien ten Kate-Sloots is juridisch adviseur van ICT~Office.