Automatisering Gids

Het ministerie van Buitenlandse Zaken zoekt sinds 31 oktober naar een nieuwe leverancier van standaardsoftware voor de computers van de 2120 ambtenaren in eigen land en voor de pc’s van alle medewerkers van de 160 posten in 120 andere landen. De nieuwe leverancier moet om te beginnen assisteren bij het regelen en uitnutten van een nieuwe ‘enterprise agreement’ met Microsoft. De aanbesteding bevat daarnaast een lange lijst van applicaties en fabrikanten zoals VMware, SAS, Red Hat en HP.
De gemeente Amersfoort begint op 2 oktober met de speurtocht naar een leverancier van hard- en software voor alle 1150 desktop-pc’s. Het zoekt naar machines met Intel-cpu’s, te leveren met Microsoft Vista, Citrix en Trend Micro Antivirus.

Geen van beide overheidsdiensten vermeldt dat ook leveranciers van hieraan gelijkwaardige producenten kunnen meedingen. Toch is dat een van de eisen van het Besluit aanbestedingsregels voor overheden (BOA).
Het ministerie broedt sinds maandagochtend op de vraag of deze aanbesteding wel door de beugel kan. De gemeente Amersfoort houdt vol dat het geen leveranciers uitsluit. De vraag naar de drie applicaties heeft te maken met eerder gemaakte keuzes, vertelt hoofd Communicatie Marie José Hemels. “De eerder bepaalde IT-architectuur voldoet nog steeds en is de leidraad voor de toekomst.”

Beide overheidsdiensten maken precies de fouten waarvoor onderzoekers waarschuwen, in hun rapport voor de Europese Commissie van vorige maand. Een opdracht, bedoeld voor vier of vijf jaar, wordt zo een gunning voor acht, tien of vijftien jaar. Is eenmaal gekozen voor gesloten IT-standaarden, blijkt overstappen op alternatieve leveranciers peperduur.

Koepelorganisatie ICT~Office herkent de problemen. “Het mag gewoon niet om in aanbestedingen uitsluitend te vragen om specifieke leveranciers of specifieke software”, zegt woordvoerder Ted van Hintum. Volgens de branchevertegenwoordiger gaan vooral lagere overheden in de fout. “Op rijksniveau komt dit vrijwel niet voor.”
ICT~Office heeft sinds 2004 een meldpunt voor problemen met ICT-aanbestedingen van het ministerie van Justitie. Bij dat meldpunt kwamen tot nog toe 25 klachten binnen, vertelt Van Hintum, geen een echter betrof het uitsluiten van een leverancier of een applicatie.

Mr. Anke Stellingwerff Beintema, bij het Amsterdamse advocatenkantoor Loyens en Loeff, gespecialiseerd in aanbestedingsrecht, verwijst meteen naar het Unix-arrest. In 1995 werd Nederland teruggefloten door de Europese Commissie, omdat het in een aanbesteding bij de technische specificatie wel een merk had genoemd, maar verzuimd had te vermelden dat ermee gelijkwaardige producten ook konden meedingen. “Alleen maar een product bij naam noemen mag niet, kijk maar in artikel 23 lid 12 van BOA. Daar moet bijstaan ‘of gelijkwaardig’.”
Zonder dat ze de aanbestedingsdocumenten heeft bestudeerd, mag ze er geen oordeel over vellen, vindt Stellingwerff Beintema. “Maar als het ministerie inderdaad een lijst van producten opsomt zonder de vermelding ‘of gelijkwaardig’, dan lijkt me dat in strijd met de regels.”

Een leverancier die hierdoor wordt uitgesloten, moet naar de rechter stappen, zegt ze. “Zo’n ondernemer kan ook een brief sturen en dan hopen dat men de fout verbetert, maar alleen de rechter kan de overheid dwingen de aanbesteding over te doen.” Ze begrijpt dat een protesterende partij kan twijfelen over het nut van een kort geding. “Maar als niemand protesteert, verandert er nooit wat.”

Ondernemers moeten hun klachten over aanbestedingen makkelijk kwijt kunnen bij de kartelwaakhond NMa, reageert VVD-Tweede Kamerlid Charlie Aptroot. “Overal duiken aanbestedingen op die worden toegeschreven naar slechts één leverancier of product. Dat is niet goed.” Volgens hem is voor ondernemers de stap naar de rechter te zwaar. Een kort geding beginnen, doet de relatie met de overheidsdienst immers geen goed.

“Een of twee NMa-specialisten die bij klachten naar de aanbestedingen kijken, zou al veel schelen. Na enige waarschuwingen van de NMa wordt overheden wel duidelijk hoe het wél moet.”